Wie du deine Berater durch digitalisierte Schulungen entlastest

Deine Beraterinnen und Berater sind am Limit – aber eure Schulungen lassen sich nicht digitalisieren oder du hast einfach nicht die Zeit dafür? Wir zeigen dir hier, wie es doch gelingen kann, den scheinbar unüberwindbaren Berg zu bewältigen.

Die typischen Probleme wachsender IT-Unternehmen an einem konkreten Beispiel 

Ein Kunde aus dem Bereich IT-Security bietet sowohl IT-Beratungsleistungen als auch Awareness-Schulungen für mehr Sicherheit in Unternehmen an. Die Firma ist auf den Schutz vor Social Engineering spezialisiert und hat sich einen großen Namen gemacht.  

Trotz guter Auftragslage gibt es Probleme: Die Beraterinnen und Berater sind nicht nur aus-, sondern überlastet und darüber hinaus gelangweilt davon, dieselben Grundkenntnisse wieder und wieder vermitteln zu müssen. Sämtliche Beratungen sind ein Zeit-gegen-Geld-Geschäft, und skalierbares Wachstum scheint unmöglich. Die Vorteile des E-Learnings könnten Entlastung bringen – aber die Umsetzung scheint derzeit nicht realistisch. Und „derzeit“ ist zum Dauerzustand geworden.  

Aktuell arbeitet das Unternehmen mit Kundinnen und Kunden nach folgendem Ablauf: 

• Kick-off: Zu Beginn der Zusammenarbeit gibt es einen Kick-off mit dem Kundenunternehmen, in dem Bedürfnisse und Erwartungen geklärt werden.
• Audit: Anschließend findet ein Security-Audit statt. Das Unternehmen nutzt dazu eine eigene Software, die beispielsweise fingierte Phishing-E-Mails an Mitarbeitende verschickt und so das aktuelle Sicherheitsniveau testet
• Basis-Schulung: Nach dem Audit findet eine erste Basis-Awareness-Schulung statt. Die Inhalte basieren auf der Auswertung des Audits.
• Nachschulung: Nun beginnen mehrere Zyklen von Prüfung und Nachschulung. Hat sich die Sicherheit im Unternehmen verbessert? Wo gibt es weiteren Schulungsbedarf? Welche Mitarbeitenden benötigen zusätzliche Betreuung, um das Gelernte zu verinnerlichen? 

Nach abgeschlossener Zusammenarbeit setzt das Kundenunternehmen die Inhalte intern weiter um und integriert das Gelernte ins eigene Security-System.  

So weit, so gut. Werfen wir nun einen Blick darauf, wie das Team die eigene Situation aktuell einschätzt. 

Festgefahren und am Fuße eines riesigen Bergs: der aktuelle Stand 

Von den 19 Mitarbeitenden des Unternehmens stehen für Softwareentwicklung und -support, Projektabwicklung und Kundenschulungen 13 zur Verfügung. Davon kümmern sich drei Personen ausschließlich um die Schulungen. Sie sind voll eingebunden und im typischen Zeit-gegen-Geld-Hamsterrad gefangen: Sie sind der Flaschenhals des Unternehmens. Will das Unternehmen skalieren, müssen weitere Fachkräfte eingestellt werden – oder die vorhandenen Fachkräfte besser eingesetzt werden. 

Das Thema, Schulungen zu digitalisieren, liegt nicht zum ersten Mal auf dem Tisch. Aber: 

• Das Team sieht kaum Ressourcen, die für die Umsetzung neben dem Tagesgeschäft abgezogen werden könnten.  
• Die Beraterinnen und Berater bringen dem Unternehmen nur Umsatz, wenn sie in Kundenprojekten beschäftigt sind. 
• Die Audits und anschließenden Awareness-Schulungen sind – scheinbar – viel zu individuell für eine Digitalisierung. Sie werden jedes Mal unternehmensspezifisch angepasst und enthalten daher viele Bausteine, die eben nicht standardisiert sind.  
• Nebenbei laufen zahlreiche andere Projekte, unter anderem die Entwicklung einer neuen Version der eigenen Software. 

Der Berg, den es zu bewältigen gilt, wird immer größer – die Möglichkeiten, anzufangen, scheinen hingegen immer kleiner.  

So wird der Berg kleiner: Lösungsfindung mit der skill-map 

Bei skillmasters unterstützen wir IT-Unternehmen darin, ihre Beratungen und Schulungen zu digitalisieren – auch wenn das momentan unmöglich scheint. Wichtig ist es dabei, den riesigen „Berg“ bewältigbar zu machen. Das gelingt mithilfe attraktiver Ziele, die zum Losgehen motivieren, und eines konkreten Plans, der die einzelnen Herausforderungen herunterbricht. Stück für Stück wird so der scheinbar unüberwindliche Berg doch bezwingbar.  

Wie wichtig diese Vorbereitung ist, weißt du möglicherweise aus deinem eigenen Alltag: Hast du schon darüber nachgedacht, mithilfe von digitalisierten Schulungen zu skalieren, bist dann aber nicht in die Umsetzung gekommen?  

So haben wir mithilfe unserer skill-map den Weg für unseren Kunden in der IT-Security geebnet: 

1. Prioritäten setzen

Dass Digitalisierung „ganz nett“ wäre, reicht bei Weitem nicht aus, um sich tatsächlich an die Umsetzung zu machen. Klare, konkrete, greifbare und motivierende Ziele hingegen machen es möglich, loszugehen, Prioritäten zu setzen, dranzubleiben und den Weg auch immer wieder so zu korrigieren, dass du und dein Team tatsächlich ankommt.   

Dieses Ziel setzt sich unser Kunde:  

„Wir wollen unsere IT-Trainings digitalisieren, um die Awareness-Schulungen zu standardisieren (= deren Qualität zu sichern) und zu automatisieren (= Ressourcen zu sparen). Das Onboarding auf unsere Software soll effektiver werden (= die Conversion Rate steigern).  

2. Messbare Kennzahlen auswählen

Ob das Ziel erreicht wurde oder nicht, lässt sich nur mit konkreten, messbaren Kennzahlen feststellen. Achtung: Solche Kennzahlen müssen unabhängig von anderen Aspekten messbar sein. Zum Beispiel lässt sich ein gesteigerter Umsatz zwar genau beziffern, der Umsatz hängt jedoch generell von so vielen Faktoren ab, dass sich schwer sagen lässt, ob nun wirklich die digitalisierten Schulungen ausschlaggebend waren. 

Sinnvolle Kennzahlen könnten stattdessen sein: 

• Auslastung (aber nicht Überlastung) der Beraterinnen und Berater 
• Zeit beim Kunden vor Ort pro Schulung 
• Anzahl der notwendigen Nachschulungen 
• Durchlaufzeiten pro Projekt 

3. Persönliche Motivation finden

Was ändert sich für dich und dein Team persönlich, wenn das Ziel erreicht wird? Die Betonung liegt auf „persönlich“: Aus diesem Punkt ziehst du und zieht dein Team Motivation, wenn es in der Umsetzung Herausforderungen gibt. Die Veränderungen dürfen sowohl rational als auch emotional sein, zum Beispiel: 

• „Ich schaffe die gleiche Arbeit, ohne ständig Überstunden zu leisten.“ 
• „Ich kann mich in den Schulungen auf die 40 % konzentrieren, die tatsächlich Spaß machen – die wiederkehrenden Inhalte gibt es jetzt digital.“ 
• „Ich kann Kundinnen und Kunden am Telefon besser und leichter helfen, indem ich digitale Inhalte von hohem Standard zur Verfügung stelle – und bin dank ihrer Zufriedenheit selbst entspannter.“ 

Darüber hinaus gehört zu einer guten Analyse des Ist-Standes, der Ziele und der Möglichkeiten auch die Frage, welche Rahmenbedingungen vorhanden sind und was dem Projekt helfen oder schaden könnte. Kannst du mögliche Hindernisse vorab benennen, ist es leichter, sie zu umgehen – während Potenzial, das dir vielleicht noch gar nicht bewusst ist, sogar neue, noch unerkannte Chancen eröffnen können. Auch die Analyse eurer Ressourcen gehört in diesen Bereich.  

Realistisch planen, konsequent umsetzen 

Wenn du zum ersten Mal einen Berg besteigst, tust du gut daran, einem sicheren Pfad zu folgen. Dort gibt es Hilfestellungen und Schilder, die sicherstellen, dass du auf jeden Fall ans Ziel kommst. Mit dem Digitalisieren deiner Schulungen ist es ebenso. Bei skillmasters begleiten wir dich mit einem ganz klaren Fahrplan auf dem gesamten Weg.  

Schauen wir uns einmal an, wie das für unseren Kunden funktioniert, indem wir uns das ursprüngliche Konzept ins Gedächtnis rufen, mit aktuell gearbeitet wird: Kick-off, Audit, Basis-Schulung und Nachschulung.  

Kick-off optimieren 

Der Kick-off-Workshop unseres Kunden umfasst bisher zwei Tage. Die Fachkräfte berichten aber, dass den Projektteilnehmern (meist Mitarbeitende in den Bereichen IT und HR) fast durchgängig wichtiges Grundwissen im Bereich Social Engineering fehlt. Das bedeutet: Obwohl es im Workshop darum geht, Bedürfnisse und Erwartungen festzulegen, ist gerade das mangels Vorkenntnisse nicht möglich. Ein Großteil der Zeit muss darauf verwendet werden, Vorwissen zu vermitteln. 

Genau dieser Teil soll jetzt digitalisiert werden. Die Kundinnen und Kunden bearbeiten ihn als Selbstlernkurs vorab, sodass im Workshop gezielt auf die aktuellen Probleme eingegangen werden kann. Das bringt eine Zeitersparnis von ganzen 25 % mit sich – bei minimalem Aufwand, da die digitale Einführungsschulung kurz und überschaubar ist. 

Und: Diese eingesparten 25 % werden schon nach wenigen Wochen oder Monaten dauerhaft frei und können anderweitig genutzt werden.  

Standard-Basis-Schulungen vorbereiten 

Das Audit mithilfe der Software bleibt erhalten – es ist schließlich die Grundlage für die anschließende angepasste Basis-Schulung. Jedoch zeigt sich bei näherer Betrachtung, dass selbst die angepassten Schulungen sich in großen Teilen ähneln. Insbesondere anhand bestimmter Parameter (z. B. Unternehmensgröße, Erfahrung der Mitarbeitenden) kann unser Kunde vorhersehen, welche Bereiche besonders geschult werden müssen. 

Daher ist es möglich, eine digitale Standardschulung vorzubereiten. Die individualisierten Teile fallen dadurch nicht weg, sondern bekommen im Gegenteil mehr Fokus, da nun mehr Zeit dafür zur Verfügung steht. Außerdem lassen sich aus den einmal digitalisierten Inhalten leicht Teile herausgreifen und an die individuellen Bedürfnisse anpassen. Hier empfiehlt sich ein Blended-Learning-Ansatz aus Selbstlerninhalten und Schulungsteilen in Präsenz.  

Nachschulungen verkürzen 

Die Nachschulungen, die unser Kunde durchführt, brauchen oft mehrere Zyklen und dauern insgesamt recht lange. Oft liegt der Grund darin, dass nur einige wenige Mitarbeitende erneuten Schulungsbedarf haben. Bisher wurden diese dann nach mehreren Durchgängen zusammengefasst und erneut geschult, wobei sehr viel Zeit verloren geht.  

Die Lösung besteht hier darin, spezielle digitale Module vorab vorzubereiten, zum Beispiel gezielt zum Thema Baiting, Whaling oder Spear-Phishing. Hängt der Schulungserfolg etwa an den Geschäftsführenden, können diese gezielt digital zum Thema Whaling geschult werden, was Zeit und Aufwand sowohl für das Team als auch für unseren Kunden spart. Die digitalen Module können jederzeit eingesetzt werden anstatt, wie bisher, erst am Ende mehrerer Zyklen. Auf diese Weise kommt es nicht nur schneller zu Ergebnissen, sondern auch hier wird wieder Zeit frei, die viel sinnvoller an anderer Stelle eingesetzt werden kann – zum Beispiel dort, wo wirklich individueller Schulungsbedarf besteht. 

Fazit: Ressourcen gewinnen schon innerhalb von 8–12 Wochen 

Acht bis zwölf Wochen – so lange dauert es, bis in der Zusammenarbeit mit skillmasters die erste Schulung entstanden ist. Von diesem Zeitpunkt an wird dein Team entlastet und gewinnt Zeit, um weitere Inhalte zu digitalisieren. Der Berg, der zu Beginn nicht zu bewältigen schien, ist überschaubar geworden und jede neu erreichte Etappe bringt spürbare Entlastung mit sich.  

Der eigentliche Shift beginnt jedoch schon lange vorher: Bereits nach den ersten zwei bis drei Wochen in der Zusammenarbeit mit skillmasters steht die Konzeption. Schon jetzt ist das Projekt leicht zu überblicken, der Fahrplan steht fest und die Umsetzung gelingt auch neben dem Tagesgeschäft. Wie das auch für dein Unternehmen möglich wird, zeigen wir dir gern im kostenlosen Expertengespräch.  

Erfahre, wie du digitale Schulungen selbst erstellst, die deine Kunden begeistern.

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