Durststrecken beim Digitalisieren von Anwenderschulungen überwinden

Bei vielen großen Projekten wird die Umsetzung irgendwo in der Mitte schwierig. Das ist normal – und trotzdem willst du natürlich vorankommen. Wir zeigen dir drei Lösungen, mit denen du Durststrecken beim Digitalisieren eurer Anwenderschulungen überwindest.

Kennst du diese Probleme bei der Umsetzung? 

Du wagst dich zum ersten Mal an das Projekt heran, eine eurer Anwenderschulungen in ein digitales Format zu bringen. Deine Vorbereitungen hast du gründlich erledigt, zum Beispiel deine Lernerpersonas entwickelt, Lernziele und Lernstorys festgelegt. Voll motiviert legst du nun los und kommst anfangs auch gut voran. Doch dann erreichst du die berüchtigte Mitte des Projekts – und plötzlich: Stillstand. 

Atme durch! Es ist völlig normal, dass die Arbeit an einem größeren Projekt irgendwann zäh wird. Vergleichen kannst du das zum Beispiel mit einer Wanderung: Zu Anfang hast du gut vorgelegt, doch mit einem Mal wirkt der Hügel vor dir doch steiler als erwartet, deine Schuhe drücken und am Horizont zieht ein Gewitter auf. Das endgültige Ziel deiner Reise scheint plötzlich in weite Ferne gerückt. 

Bezogen auf die Digitalisierung eurer Anwenderschulungen äußert sich das zum Beispiel so:  

• Immer wieder kommt etwas Wichtigeres dazwischen – sei es das Tagesgeschäft, Krankheit, der Jahresabschluss oder auch ein ganz unvorhergesehener Umstand.  
• Du müsstest Überstunden machen, um weiter an den Schulungen zu arbeiten.  

• Die Umsetzung gestaltet sich schwierig, weil du dich ständig in neue Bereiche und Tools einarbeiten musst.  
• Du verlierst den Überblick, fängst an, dich zu verzetteln und siehst keine Fortschritte mehr – die perfekte Grundlage für wachsende Frustration.  
• Schließlich kommt das Projekt ganz zum Erliegen, und es ist nicht absehbar, dass es überhaupt wieder aufgenommen wird. 

Gerade jetzt ist Durchhaltevermögen gefragt. Deutlich leichter machst du es dir, wenn du dich schon im Vorfeld richtig vorbereitest. Ist es dafür zu spät, hilft es zumindest, das Problem genau zu identifizieren. Indem du Bewusstsein für die aktuelle Herausforderung schaffst, hast du schon einen wichtigen Schritt in Richtung Lösung gemacht. Schauen wir uns an, was du jetzt tun kannst.  

Die 3 Top-Lösungen, um das Projekt trotzdem zu bewältigen  

In unserer Arbeit mit Unternehmen, in denen wir die Digitalisierung von Schulungen begleiten, haben wir die folgenden typischen Probleme bei der Umsetzung identifiziert: 

• Du weißt nicht mehr, was du als Nächstes tun sollst, oder zweifelst sogar an der Sinnhaftigkeit.
• Du stößt auf eine unüberwindlich scheinende Hürde und wendest dich deshalb leichteren Aufgaben zu.
• Alles dauert länger, als du geplant hast, und du verstehst nicht, wo dir so viel Zeit verlorengeht. 

Und hier sind die drei Lösungen, die dich jetzt voranbringen: 

1. Mach dir die Ziele und den Sinn dahinter klar

Gehen wir noch einmal zu unserem Beispiel mit der Wanderung zurück: Zwar hattest du dir ein Ziel für deine Tour gesetzt, doch auf dem Weg hast du andere Wandernde getroffen, Pausen gemacht und neue spannende Wege erkundet. Jetzt bist du müde, es fängt an zu regnen und du fragst dich: Lohnt sich das noch oder sollte ich lieber abbrechen und nach Hause gehen? 

Zunächst einmal ist es natürlich wichtig, dass du überhaupt ein klares Ziel vor Augen hast – also den Gipfel, den du erklimmen möchtest, oder die Schulung, die du digitalisieren willst. Aber: Dir ein willkürliches Ziel zu setzen, reicht als Motivation auf Dauer nicht aus. Das Ziel muss auch einen Wert und einen Sinn für dich beziehungsweise dein Unternehmen haben. Folgende Fragen helfen dir, dein Ziel klarzumachen und Wert und Sinn zu verinnerlichen: 

Für dein Unternehmen: 

• Welchen Nutzen bringt euch die Digitalisierung eurer Schulungen?  
• Wie könnt ihr diesen Erfolg messen?  
• Woran erkennt ihr, dass ihr das Ziel erreicht habt?  

Für dich persönlich: 

• Was bedeutet es für dich persönlich, wenn das Ziel erreicht ist?  
• Was wird dadurch für dich besser oder einfacher? 

Diese Ergebnisse motivieren und helfen dir beim Dranbleiben. Tipp: Sei bei der Beantwortung dieser Fragen möglichst konkret. Hier siehst du einen Vorschlag, an dem du dich orientieren kannst: 

Für dein Unternehmen: 

„Wir möchten unsere Schulungen digitalisieren, um unseren internen Aufwand zu reduzieren. Das können wir messen, indem wir die Projektzeit pro Mitarbeiter vor und nach der Umsetzung vergleichen.“  

Für dich persönlich: 

„Für mich selbst bedeutet die Digitalisierung unserer Schulungen eine Entlastung. Ich muss weniger Überstunden leisten.“  

2. 2. Behalte die Umsetzbarkeit im Blick 

Möglicherweise stellst du mitten im Projekt fest, dass deine beziehungsweise eure Ressourcen nicht ausreichen. Du bräuchtest mehr Zeit, ein größeres Budget oder mehr Personal, um deine Vorstellungen zu erfüllen. Um bei der Wanderung zu bleiben: Das Profil deiner Schuhe reicht einfach nicht aus, um sicher auf diesen steilen Hügel zu kommen.

Anstatt nun demotiviert aufzugeben, liegt die Lösung darin, eine alternative Route zu finden. Du brichst also deine Wanderung nicht ab, sondern entscheidest dich für eine Abkürzung oder auch einen längeren, aber besser gangbaren Weg. Auf dein Projekt bezogen: 

• Kannst du vielleicht anstelle von Videos auch mit Audiodateien arbeiten? Diese lassen sich einfacher und schneller erstellen. Vielleicht kannst du sogar Inhalte mithilfe künstlicher Intelligenz erzeugen? 
• Gibt es ein einfacheres Programm, das tut, was du brauchst? Die Einarbeitung in eine komplexe Suite kann dich viele Arbeitsstunden kosten – die du gar nicht unbedingt investieren musst.  
• Ist es an der Zeit, den Perfektionismus abzulegen? Denke an das Pareto-Prinzip: Mit 20 % deiner Ressourcen kannst du meist schon 80 % des Ergebnisses erreichen. Du kannst immer nachträglich optimieren – aber nur, wenn du einmal eine Grundlage geschaffen hast. 

Auch hier zeigen wir dir wieder anhand eines Beispiels, wie das Problem und die alternative Route aussehen könnten: 

Mitten im Prozess stellt dein Team fest, dass die Erstellung von Videos zu viele Ressourcen in Anspruch nimmt. Ihr wählt als alternative Route das Lernformat Audio. Damit der Inhalt unterhaltsam und anschaulich vermittelt wird, lasst ihr euren Protagonisten mit einem Mentor ins Gespräch gehen und zeichnet diese Gespräche auf. Dieses Format macht es euch einfach, die Fragen eurer Zielgruppe aufzugreifen und durch den Mentor beantworten zu lassen. Das Audioformat ist außerdem persönlicher als ein FAQ-Bereich – und ihr benötigt keine Videos. 

3. 3. Plane Zeit für die Einarbeitung ein 

Wenn du noch nie auf einer mehrtägigen Wandertour warst, erwartest du bestimmt nicht von dir, diese in derselben Zeit zu absolvieren wie ein Wanderprofi. Mit der Digitalisierung von Anwenderschulungen verhält es sich ganz ähnlich: Du wirst viele Dinge zum ersten Mal tun, viele Tools zum ersten Mal benutzen. Gib dir die Zeit, dich in Ruhe einzuarbeiten – und plane diese Zeit von vornherein ein. Das entlastet deinen Zeitplan und erspart dir eine Menge Stress bei der Umsetzung. 

Und wenn es dafür schon zu spät ist, weil du bereits mitten im Projekt steckst? Dann ist es besser, die zweite Hälfte des Projekts zeitlich neu zu planen, als am alten Zeitplan festzuhalten und nur Frustration und Misserfolge zu ernten. Außerdem bist du mit dem einmal erworbenen Wissen besser vorbereitet für die weitere Umsetzung. Auch dazu ein Beispiel: 

Zwar habt ihr die ersten Audios nach Anleitung produziert, aber es gab dennoch Herausforderungen. Die Sprecher fühlten sich mit dem Sprechertext unwohl, und da nur ein Mikrofon zur Verfügung stand, dauerte die Arbeit unnötig lange. In einem Lessons-learned-Termin beschließt ihr, die Sprecher ihre Texte an ihre eigene Sprechweise anpassen zu lassen. Außerdem soll ein zweites Mikrofon gekauft werden. Bei der nächsten Aufnahme seid ihr schon deutlich effizienter. 

Fazit: Kenne deine Herausforderungen im Voraus  

Idealerweise bereitest du dich auf Probleme vor, bevor sie auftreten. So vermeidest du sie möglicherweise ganz oder du weißt zumindest gut damit umzugehen, wenn der Zeitpunkt kommt. Du bleibst gelassen und gelangst trotz unerwarteter Herausforderungen – die es fast immer gibt – an dein Ziel. 

Noch besser ist es natürlich, wenn du dir für deine erste Wanderung einen Guide an deine Seite holst, der dich leitet und von dem du für alle weiteren Wanderungen lernen kannst. Genauso arbeiten wir bei skillmasters mit dir. Wenn du dir für deine digitalen Schulungen – metaphorisch gesprochen – eine gute Wanderkarte, Tipps zu spannenden Abkürzungen und praktische Ratschläge von erfahrenen Guides wünschst, dann komm zu uns ins kostenlose Expertengespräch. 

Erfahre, wie du digitale Schulungen selbst erstellst, die deine Kunden begeistern.

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